Bodenseeforum Konstanz

Hybride Events – eine neue Dimension der Begegnungen

Die Event-Branche bekommt Zuwachs: Zu den Live-Events, geprägt von persönlichen Begegnungen und gemeinsamen Erlebnissen, entwickelt sich mit online oder hybriden Formaten eine weitere Veranstaltungsebene. Vertraute Eventelemente, Inhalte, Formen oder ganze Formate von Veranstaltungen werden mit moderner Technik, digitalen Lösungen und Vernetzung kombiniert. Das BODENSEEFORUM KONSTANZ als Veranstaltungshaus am See profitiert dabei von seiner Wandelbarkeit und Flexibilität. Das Team des BODENSEEFORUM KONSTANZ erzählt im Gespräch von Veranstaltungen am Puls der Zeit. 

Man hört es im Moment überall, was genau sind hybride Veranstaltungen überhaupt?

Unter „hybriden Veranstaltungen“ versteht man Live-Events, die um eine digitale Komponente ergänzt werden, sie können sowohl vor Ort als auch virtuell besucht werden. Das virtuelle Publikum wird dabei ebenfalls aktiv in die Veranstaltung mit eingebunden. Die Bedeutung zwischenmenschlicher Begegnungen ist deutlicher und zentraler als jemals zuvor und hybride Veranstaltungen bieten eine interaktive Alternative. Mit hybriden Events lässt sich eine professionelle Brücke bauen, zwischen der physischen und der digitalen Welt.

Warum braucht es überhaupt Begegnungen? Haben wir nicht gelernt, uns digital ausreichend zu vernetzen?

Unser soziales Gefüge lebt von Begegnungen und Emotionen. Das ist es, was Veranstaltungen so besonders macht. Es ist wichtig, dass die Menschen sich physisch treffen können, gleichzeitig steigt jedoch die Nachfrage, eine virtuelle Alternative zu schaffen für all diejenigen, die aus verschiedenen Gründen die Veranstaltung nicht vor Ort besuchen können. Konstanz ist nicht nur Standort von Wirtschaft und Wissenschaft, sondern engagiert sich für Nachhaltigkeit und Zukunftsfragen. Das BODENSEEFORUM KONSTANZ will hier nicht auf den hybriden Zug aufspringen, sondern einer der ersten Waggons sein. 

Welchen Vorteil hat es, die Veranstaltungen hybrid durchzuführen bzw. sie nur virtuell zu besuchen?

In unserem Alltag bewegen wir uns bereits selbstverständlich zwischen der Online- und Offlinewelt. Nun finden sich die Vorteile beider Welten in einer Veranstaltung. Ein großes Plus ist der Aspekt der Nachhaltigkeit. Mit weniger Teilnehmenden vor Ort reduzieren sich automatisch CO2-Emissionen, die durch Anreise, ein großes Angebot an Mahlzeiten, notwendige Transporte oder Müllproduktion entstehen würden. Hybride Veranstaltungen sind flexibel: Auf sich kurzfristig ändernde Teilnehmerzahlen, Anforderungen an Interaktivität und Kommunikationsmöglichkeiten kann schnell reagiert werden. Reichweite und Kundenbeziehung sind ebenfalls wichtige Schlagworte. Inhalte der Veranstaltung lassen sich einfach und multimedial weiterverbreiten. Sind Teilnehmende unentschlossen, so können sie vorerst virtuell an der Veranstaltung mit-wirken. Überzeugt das Veranstaltungskonzept, nehmen sie eventuell live an einer Folgeveranstaltung teil.

Die Vorteile für Veranstalter und Veranstaltungsorte sind offenkundig. Was ist mit den virtuellen Besuchern?

Durch den Einsatz von interaktiven Online-Elementen können die virtuell Teilnehmenden aktiv an Veranstaltungen mitwirken oder bei Kulturveranstaltungen einen Blick hinter die Kulissen werfen – ortsunabhängig, familienfreundlich und flexibel. Die Teilhabe ist für Menschen möglich, die aus unterschiedlichen Gründen – wie zum Beispiel gesundheitlichen Einschränkungen – bisher von Veranstaltungen ausgeschlossen waren. Anhand von Umfragen, Chats und vielen weiteren Tools können Fragen und Meinungen bereits vor, aber auch während und nach dem Event stärker einbezogen werden –vor Ort und virtuell. Bei dieser Veranstaltungsform ist die Kommunikation und das digitale Erlebnis der Teilnehmenden besonders zentral. 

Gute Kommunikation als zentraler Bestandteil. Was führt außerdem zu einer erfolgreichen Veranstaltung?

Hybride Events sind ein Balanceakt – mit dem Ziel, die Erfahrungen von präsenten und virtuellen Besucherinnen und Besuchern miteinander in Einklang zu bringen. Es ist wichtig, den Fokus auf die gegenseitige Interaktion, den gewinnbringenden Informationsaustausch sowie auf das gemeinsame Erleben zu legen, nur so hat der virtuell Teilnehmende das Gefühl, tatsächlich mit dabei zu sein. Abwechslungsreiche und interessante Inhalte sind die Grundvoraussetzung für die Aufmerksamkeit der Gäste vor Ort wie auch an den Bildschirmen. Das ein oder andere erprobte Offline-Element muss neu gedacht werden, wie beispielsweise die Kaffeepause mit informellen Gesprächen. Aber auch das lässt sich anhand digitaler Tools online und hybrid umsetzen. Hier ist Platz für viel Kreativität. Manchmal benötigt es das gewisse Extra: Live-Musik, eine kulinarische Überraschung oder kleine Aufmerksamkeit für die virtuell Teilnehmenden, die sie zu Hause erreicht –und die Veranstaltung wird zu einem Ereignis, an das man sich gerne erinnert.

Sie sprechen von vielen verschiedenen Veranstaltungen. Welche Formate eignen sich überhaupt für ein hybrides Format?

Grundsätzlich alle. Egal ob Vereins- oder Firmenfeier, Business Events oder Messe – jede Veranstaltung kann hybrid durchgeführt werden. Natürlich gibt jedes Event eigene Rahmenbedingungen vor. Die Umsetzung muss somit für jede Veranstaltung individuell geplant werden. Jedes Format ist abhängig von den angesteuerten Zielgruppen und dem Veranstaltungsziel im Allgemeinen. Bereits erprobt ist die Veranstaltungsform für Business Events wie Tagungen, Konferenzen, Versammlungen oder Kongresse. Aber auch kulturelle und gesellschaftliche Events, die auf den ersten Blick nicht so gut umsetzbar scheinen, sind mit dem nötigen Know-how in hybrider Form gut möglich und können auch eine solche Veranstaltung bereichern. Weinprobe, Tanzkurse, Kochshows – alles ist auch hybrid möglich. 

Wenn alles online möglich ist, warum braucht es überhaupt noch die Veranstaltungshäuser?
Nur weil eine Veranstaltung hybrid ist, bedeutet das nicht, dass die Veranstaltungshäuser leer bleiben. Wie gesagt: Der Wunsch nach der persönlichen Begegnung steht über allem. Das Team des BODENSEEFORUM KONSTANZ unterstützt seine Kunden bei der Umsetzung ihrer Ideen – von der Konzeption bis zur Durchführung. Eine hybride Veranstaltung ist für viele Veranstalter noch Neuland. Das Team des BODENSEEFORUM KONSTANZ hat seit Ausbruch der Pandemie viele Erfahrungen sammeln dürfen und konnte sich sowohl theoretisch als auch praktisch mit der neuen Eventform vertraut machen. Hybride Events haben ein enormes Potential – es gilt die positiven Erfahrungen an noch mehr Veranstaltende und Teil nehmende weiterzugeben und sie zu überzeugen. Was derzeit fehlt, sind die emotionalen Momente, die besonderen Erlebnisse und das wohlige Gefühl beim Besuch einer Veranstaltung. Mit dieser Leidenschaft und dem notwendigen Know-how gelingt es dem BODENSEEFORUM KONSTANZ, genau das zurück zu bringen in die Säle aber auch ins Wohnzimmer, ins Büro oder wo auch immer Teilnehmende über eine ausreichend stabile Internetverbindung verfügen.

Für alle, die solch ein Format noch nicht kennen: Einfach mal ausprobieren! 

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